Privacyverklaring

In deze privacyverklaring van Hilvasco B.V. (en alle onder deze vennootschap vallende entiteiten behorende tot het Urban Interest concern), hierna ook: ‘Urban Interest’, informeert Urban Interest u over het gebruik van uw persoonsgegevens (hierna ook ‘gegevens’) door Urban Interest. 

Samengevat verzamelt Urban Interest persoonsgegevens van:

(i)         (kandidaat-) huurders om hun identiteit en kredietwaardigheid te controleren via kredietinformatiebureaus, om huurovereenkomsten aan te gaan en uit te kunnen voeren, om service te verlenen en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;

(ii)        (kandidaat-) kopers van registergoederen om hun identiteit te controleren, om koopovereenkomsten aan te gaan en uit te kunnen voeren en om de juridische levering van de betreffende registergoederen te bewerkstelligen;

(iii)        bezoekers en bewoners van de registergoederen die Urban Interest in eigendom of beheer heeft, voor het beschermen van eigendommen en voor de veiligheid van de bezoekers en bewoners (in geval van cameratoezicht).

Urban Interest verkoopt uw persoonsgegevens niet door aan andere partijen. Maar, Urban Interest dient uw persoonsgegevens wel in sommige gevallen voor de in deze verklaring genoemde doeleinden met andere partijen te delen, zoals met kopers, makelaars, taxateurs, externe beheerders van registergoederen die eigendom zijn van Urban Interest, notarissen, advocaten, deurwaarders, banken, de Belastingdienst, Gemeenten en externe leveranciers van Urban Interest.

Welke (soorten) persoonsgegevens verzamelt Urban Interest?

Urban Interest verzamelt en verwerkt hoofdzakelijk de volgende soorten persoonsgegevens (er kunnen ook gegevens worden genoemd die niet noodzakelijkerwijs over iedere betrokkene worden verzameld):

Intake en controles vooraf, basisadministratie

  • Naam (voornamen, achternaam)
  • Adres, postcode, woonplaats
  • Telefoonnummer(s)
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Geslacht
  • Beroep
  • Burgerlijke staat
  • Emailadres
  • Kopie geldig legitimatiebewijs
  • Inkomensgegevens (bruto maandinkomen/loonstrook werkgever/werkgeversverklaring, als u ondernemer bent: de jaarrekening van de afgelopen 3 jaar, accountantsverklaring, als u gepensioneerd bent: uw AOW-overzicht en pensioenoverzicht)
  • Beschikbare informatie van externe bronnen over uw kredietwaardigheid
  • BSN
  • Informatie over de samenstelling van het huishouden (aantal volwassenen, aantal kinderen, of er huisdieren worden gehouden, leeftijd kinderen)
  • Informatie over de huidige woonsituatie (of u thuiswonend bent, de netto huurprijs van uw bestaande huurwoning en/of de hypotheeklasten per maand van uw koopwoning en of uw woning is verkocht)
  • Informatie over de gewenste huurwoning (adres, huurprijs, gewenste ingangsdatum, reden van verhuizing, eventuele opmerkingen)
  • Informatie over de financiële situatie (of u in loondienst bent, zelfstandig ondernemer, gepensioneerd en/of eigen vermogen hebt, informatie over uw lopende financiële verplichtingen, verhuurdersverklaring, hypotheekhoudersverklaring)
  • Gegevens uit uittreksels van het register van de Kamer van Koophandel (dit geldt voor eenmanszaken en personenvennootschappen), zoals naam, geboortedatum, geboorteplaats, adres, financiële gegevens over de onderneming, historie van het register van de Kamer van Koophandel
  • Gegevens uit het Kadaster zoals naam, geboortedatum, geboorteplaats, adres, gegevens over uw hypotheek en uw eigendommen (onroerend goed)

Huurdersadministratie, voor zover niet al hiervoor genoemd

  • Huurovereenkomst
  • Informatie over huurachterstanden
  • Informatie in verband met eventuele juridische procedures
  • Correspondentie met u

Financiële administratie, voor zover niet al hiervoor genoemd

  • Bankrekeningnummer
  • Bankafschrift
  • Geïncasseerde huurbedragen

Cameratoezicht

  • Cameraopnamen van camera’s die worden opgehangen ten behoeve van cameratoezicht in gebouwen die Urban Interest in eigendom heeft of beheert

Waarvoor gebruikt Urban Interest uw gegevens?

Urban Interest gebruikt uw gegevens voor de volgende doeleinden:

  • Om u te kunnen identificeren
  • Om uw kredietwaardigheid na te gaan
  • Om na te gaan of Urban Interest een overeenkomst met u wil of kan afsluiten
  • Voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst, waaronder het controleren van uw bankrekeningnummer, het incasseren van de huurpenningen en het aannemen van meldingen over het gehuurde zodat deze in behandeling kunnen worden genomen
  • Om haar administratie te voeren
  • Om uitvoering te kunnen geven aan afspraken met banken (over de verpanding van huurpenningen);
  • Om met u te kunnen communiceren, zoals bij vragen of klachten 
  • Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen rond het geven van informatie aan de Belastingdienst in verband met huurverhogingen en/of huurtoeslagen (daaronder mede begrepen het BSN)
  • Om de woningen en/of gebouwen die Urban Interest in eigendom heeft te taxeren
  • Voor het vaststellen van de WOZ-waarde van gebouwen die Urban Interest in eigendom heeft
  • Om de eigendommen van Urban Interest en die van anderen te beschermen en voor de veiligheid van personen (cameratoezicht)

Ontvangt Urban Interest ook gegevens van andere partijen?

Ja. Voor de hiervoor genoemde doeleinden ontvangt Urban Interest de volgende soorten persoonsgegevens van de volgende soorten externe / andere partijen:

  • Makelaars. Van de makelaar die uw huur- of koopovereenkomst heeft bemiddeld ontvangt Urban Interest uw naam, adres en kopie paspoort. Van makelaars ontvangt Urban Interest ook de volgende informatie om een kredietbeoordeling te maken: uw naam, adres, geschiedenis met betrekking tot huurachterstanden
  • Notarissen. Van notarissen die kooptransacties verzorgen ontvangt Urban Interest concept-akten van (verkoop en) levering, waarin de (persoons)gegevens van partijen zijn opgenomen
  • Kamer van Koophandel. Urban Interest vraagt de hiervoor uitdrukkelijk genoemde gegevens op uit het openbare Handelsregister van de Kamer van Koophandel
  • Kadaster. Urban Interest vraagt de hiervoor uitdrukkelijk genoemde gegevens op uit het openbare Kadaster
  • Kredietinformatiebureaus. In het kader van kredietcontrole ontvangt Urban Interest kredietrapportage met informatie over uw betalingsgeschiedenis van externe krediet informatie bureaus. Meer informatie hierover vindt u bij: “Gebruikt Urban Interest uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming?”
  • Belastingdienst. Van de Belastingdienst ontvangt Urban Interest, in verband met huurverhogingen en/of huurtoeslagen: uw BSN-nummer, geboortedatum en geboorteplaats en ontvangt Urban Interest inkomensverklaringen

Op welke grondslagen (“rechtsgronden”) is het gebruik van uw gegevens gebaseerd?

Urban Interest gebruikt uw gegevens op basis van de volgende grondslagen (“rechtsgronden”):

  • De gegevens zijn nodig voor het afsluiten en/of uitvoeren van de (huur, koop- of koop-aannemings-)overeenkomst die Urban Interest met u heeft, of waarbij u partij bent
  • Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale administratieverplichtingen
  • De gegevens zijn nodig voor het gerechtvaardigd belang van Urban Interest of dat van een ander, als beschreven in deze privacyverklaring
  • Voor specifieke verwerkingen kan Urban Interest apart uw toestemming vragen

Bent u verplicht de gegevens te verstrekken?

Ja, sommige gegevens vraagt Urban Interest u verplicht op te geven. Deze gegevens heeft Urban Interest nodig om de huur, koop- of koop-aannemings-)overeenkomst aan te kunnen gaan en uit te kunnen voeren en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Als u deze gegevens niet verstrekt, kan Urban Interest de overeenkomst niet met u aangaan.

Gebruikt Urban Interest uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming?

Nee. Urban Interest gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming. Maar, om uw kredietwaardigheid te controleren vraagt Urban Interest aan de hand van uw naam, geboortedatum en adres, bij kredietinformatiebureaus informatie op over uw kredietwaardigheid. Aan de hand van de verstrekte informatie beoordeelt een medewerker van Urban Interest of de informatie aanleiding kan zijn de overeenkomst niet met u aan te gaan.

Aan wie geeft Urban Interest uw gegevens door?

Urban Interest gebruikt uw gegevens in principe alleen voor zichzelf. Maar in de volgende gevallen kan het nodig zijn om uw gegevens door te geven aan anderen:

Urban Interest deelt de gegevens met de volgende soorten partijen:

  • ICT-bedrijven. Urban Interest maakt gebruik van ICT-bedrijven, zoals hosting bedrijven, die de gegevens in opdracht van Urban Interest opslaan en beheren. Deze ICT-bedrijven zijn gevestigd in Nederland en (een aantal) andere landen in de Europese Unie
  • Makelaars. In het kader van een kooptransactie geeft Urban Interest een aantal basisgegevens door aan betrokken makelaar(s). Als u zich inschrijft voor nieuwbouwprojecten dan geeft Urban Interest ook een aantal basisgegevens door aan de betrokken makelaar(s). De makelaars zijn in de regel gevestigd in Nederland, maar als het om een buitenlandse transactie gaat, kunnen zij ook buiten Nederland zijn gevestigd
  • Beheerders. Voor het technische en administratieve beheer van registergoederen van Urban Interest. Als er een storing van een in beheer gegeven registergoed van Urban Interest wordt gemeld die moet worden verholpen, dan geeft Urban Interest beperkte gegevens (naam, adres, contactgegevens) door aan de beheerder. De beheerders gebruiken de gegevens alleen maar voor het uitvoeren van de betreffende opdracht. De beheerders zijn gevestigd in Nederland
  • Servicemonteurs en/of aannemers: Als er een storing van een in eigen beheer gegeven registergoed van Urban Interest wordt gemeld die moet worden verholpen, dan geeft Urban Interest beperkte gegevens (naam, adres, contactgegevens) door aan servicemonteurs en/of aannemers. De servicemonteurs en/of aannemers gebruiken de gegevens alleen maar voor het uitvoeren van de betreffende opdracht. De servicemonteurs en/of aannemers zijn gevestigd in Nederland
  • Krediet informatie bureaus: Urban Interest geeft uw naam, geboortedatum en adresgegevens door aan de hiervoor genoemde kredietinformatiebureaus zodat zij de kredietrapportages kunnen maken. Meer informatie hierover wordt vermeld bij:Gebruikt Urban Interest uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming?”
  • Notarissen. Ten behoeve van de aan- en verkoop van onroerend goed zullen bepaalde gegevens worden doorgegeven aan de notaris
  • Deurwaarders en advocaten. Bij juridische procedures of in het kader van incasso van de huurpenningen of andere bedragen kan Urban Interest genoodzaakt zijn daarvoor bepaalde gegevens door te geven aan haar advocaten en/of deurwaarders. De advocaten en deurwaarders zijn gevestigd in Nederland
  • Belastingdienst. Urban Interest is verplicht bepaalde gegevens door te geven aan de Belastingdienst in verband met de huurtoeslag
  • Politie en justitie. Bij incidenten, strafrechtelijke feiten en overtredingen kan Urban Interest genoodzaakt zijn bepaalde gegevens, zoals camerabeelden, aan de politie en/of het Openbaar Ministerie te verstrekken
  • Gemeente. Urban Interest is verplicht bepaalde gegevens (uw naam en ingangsdatum van het huurcontract) door te geven aan de gemeente waar u woont in verband met het vaststellen van de WOZ-waarde van de registergoederen die Urban Interest in eigendom heeft

Worden uw gegevens doorgegeven naar buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

Nee, Urban Interest geeft uw gegevens niet door naar buiten de Europese Economische Ruimte, ze worden alleen opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Economische Ruimte bevinden.

Hoe lang bewaart Urban Interest uw gegevens?

Urban Interest bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor Urban Interest ze verzamelt, ontvangt en/of gebruikt.

Daarbij gelden de volgende bewaarcriteria:

  • Intake en controles vooraf, basisadministratie. De gegevens van huurders worden bewaard tijdens de looptijd van de huurovereenkomst en tot 9 boekjaren na het eindigen daarvan. De gegevens van kopers worden bewaard gedurende een periode van 9 jaar na de transactie
  • Huurdersadministratie. De huurovereenkomst van de huurders bewaart Urban Interest zolang als de huurovereenkomst duurt en tot 9 jaar daarna. Informatie over eventuele huurachterstanden en juridische procedures bewaart Urban Interest zolang als dat noodzakelijk is in het kader van de inning. Correspondentie bewaart Urban Interest als uitgangspunt 9 boekjaren, tenzij er een noodzaak is om bepaalde correspondentie langer te bewaren, bijvoorbeeld in het kader van een juridisch geschil  
  • Financiële administratie. De gegevens in de financiële administratie bewaart Urban Interest gedurende de wettelijke bewaartermijn
  • Cameratoezicht. De camerabeelden worden als uitgangspunt maximaal 4 weken bewaard. Bij incidenten kunnen de camerabeelden langer worden bewaard, zolang als dat in het kader van het incident noodzakelijk is

Welke rechten heeft u? 

U heeft op grond van de wet in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • om een kopie en inzage te vragen in uw gegevens
  • om informatie te ontvangen over de verwerking van uw gegevens
  • om incorrecte gegevens te laten corrigeren
  • om onvolledige informatie compleet te maken, gezien de doeleinden waarvoor die worden verzameld en/of gebruikt
  • in bepaalde gevallen om uw gegevens te laten verwijderen
  • in bepaalde gevallen om uw gegevens te laten “beperken”
  • in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van uw gegevens
  • om, als u toestemming heeft gegeven voor het gebruik van uw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens
  • als u de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door u zijn aangemaakt, en u daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: om uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format mee te krijgen en, als dat technische mogelijk is, deze op die manier aan een andere partij over te laten dragen
  • een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder (dit kan de toezichthouder zijn in het land van uw gewone verblijfplaats, waar u uw werk verricht of waar (gestelde) inbreuk wordt gemaakt op de privacywetgeving), in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met Urban Interest opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij: “Wat als u vragen of klachten heeft?”.

Het kan zijn dat Urban Interest in bepaalde gevallen het recht heeft om uw verzoek te weigeren. In dat geval zal Urban Interest toelichten waarom Urban Interest het verzoek weigert. Het kan zijn dat Urban Interest de overeenkomst met u niet meer kan uitvoeren als Urban Interest bepaalde gegevens niet van u heeft, dit zal Urban Interest dan ook toelichten.

Wat als u vragen of klachten heeft?

Als u vragen of klachten heeft over het gebruik van uw gegevens of over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met:

Hilvasco B.V. (Urban Interest)
Riviervismarkt 3
2513 AM Den Haag
E-mail: privacy@urbaninterest.nl

 

Kan Urban Interest deze privacyverklaring aanpassen?

Ja. Deze privacyverklaring is van 22 mei 2018. Urban Interest behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zal Urban Interest u daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door u een email-bericht te sturen.